Archiver ses traductions pour être prêt en cas de contrôle : reportage pratique et conseils

Dans le monde de la traduction, les contrôles se multiplient et les exigences se durcissent: audits clients, inspections réglementaires, vérifications qualité internes. L’archivage des traductions n’est plus une simple bonne pratique; c’est une condition de fiabilité et de conformité. Ce reportage pratique suit plusieurs acteurs du secteur et propose une méthode claire, opérationnelle et applicable par un traducteur indépendant, une agence ou un service interne en entreprise.

1. Pourquoi archiver ses traductions ?

Sur le terrain, l’archivage répond à plusieurs objectifs essentiels qui vont au-delà du simple stockage:

• Prouver la conformité du travail réalisé, du cahier des charges aux normes ou instructions du client
• Assurer la traçabilité des versions, des corrections et des validations
• Sécuriser juridiquement le traducteur ou l’organisation en cas de contestation
• Faciliter les audits et contrôles, qu’il s’agisse d’ISO, de prestataires linguistiques ou d’autorités
• Capitaliser sur les travaux passés pour favoriser la cohérence terminologique et la réutilisation future

2. Quelles traductions faut-il archiver ?

Dans les pas de la rédaction et de la gestion de projet, on privilégie une approche pratique et pragmatique: archiver tout livrable et, si possible, les traces utiles pour reconstituer le fil du travail.

• Traductions finales livrées au client
• Versions intermédiaires importantes (brouillons approuvés, demandes de modification, validations)
• Textes sources correspondants
• Traductions certifiées ou assermentées lorsque cela existe
• Projets soumis à des obligations réglementaires (juridiques, médicaux, financiers)

En pratique, si le volume le permet, une politique d’archivage peut définir des priorités: par exemple privilégier les dossiers sensibles, les secteurs réglementés ou les contrats cadres.

3. Les éléments indispensables à conserver

Pour chaque projet, il est recommandé de constituer un dossier clair et reconstituable, afin de pouvoir retrouver rapidement les éléments et démontrer la traçabilité.

a) Les fichiers linguistiques

• Texte source original dans sa version reçue
• Traduction finale livrée
• Éventuelles versions révisées ou corrigées

b) Les informations de contexte

• Nom du client
• Date de réception et de livraison
• Langues concernées
• Nom du traducteur et, le cas échéant, du réviseur

c) Les documents contractuels

• Bon de commande ou contrat
• Cahier des charges ou instructions spécifiques
• Conditions générales applicables

d) Les preuves de conformité

• Échanges clés avec le client (emails de validation, demandes spécifiques)
• Certificats, attestations ou cachets (pour les traductions certifiées)
• Références aux normes suivies (par exemple ISO 17100)

e) Les métadonnées et l’indexation

• Date et numéro de version
• Statut (brouillon, en cours, approuvé, publié)
• Langue source et langues cibles
• Identifiants du projet et du client
• Catégorie ou domaine (juridique, technique, médical, financier, etc.)

4. Format et support d’archivage

L’archivage numérique est aujourd’hui la norme. Il doit être structuré, lisible dans le temps et sécurisé.

Archivage numérique

• Structuré : arborescence claire (client > année > projet)
• Lisible dans le temps : formats standards (PDF/A, DOCX, TXT)
• Sécurisé : accès restreint, authentification, chiffrement si nécessaire
• Sauvegardé : copies de sauvegarde régulières sur supports distincts
• Nomenclature cohérente des fichiers et des dossiers pour faciliter les recherches
• Procédures de migration et de pérennisation des données pour éviter l’obsolescence

Archivage papier

Certaines traductions, notamment certifiées, peuvent nécessiter un archivage papier:

• Classement chronologique ou par client
• Conservation des originaux signés et tamponnés
• Protection contre la dégradation (humidité, lumière)

5. Durée de conservation recommandée

La durée d’archivage dépend du cadre juridique et contractuel. Sur le terrain, on observe des fourchettes cohérentes:

• Traductions commerciales courantes : 5 à 10 ans
• Documents juridiques ou financiers : souvent 10 ans ou plus
• Traductions certifiées : selon la législation nationale, parfois sans limite stricte

Il est conseillé de formaliser une politique écrite de conservation précisant les durées applicables et les règles de révision des archives. Cette politique doit être revue régulièrement et adaptée en fonction des évolutions normatives et des besoins métier.

6. Confidentialité et protection des données

La confidentialité est au cœur de l’archivage. Le respect du RGPD et des accords de traitement des données est indispensable, même lorsque les données se trouvent dans des archives internes.

• Limiter l’accès aux seules personnes autorisées
• Supprimer ou anonymiser les données à l’issue de la durée de conservation
• Informer les clients des modalités de conservation lorsque cela est nécessaire
• Mettre en place un plan de gestion des incidents et des formations régulières pour les équipes

Pour approfondir les bonnes pratiques de sécurité et traçabilité des documents, consultez Sécurisation des documents et données pour les traducteurs et interprètes — bonnes pratiques et solutions Swantrad.

7. Être prêt en cas de contrôle

En cas de contrôle, la rapidité et la transparence font la différence. L’équipe doit pouvoir:

• Retrouver rapidement une traduction précise et les livrables associés
• Expliquer la méthode d’archivage et les choix de conservation
• Fournir les preuves de conformité et de traçabilité
• Présenter une documentation d’accompagnement et un plan de communication claire en cas d’audit

Un archivage clair et cohérent est souvent perçu comme un gage de professionnalisme et de fiabilité.

Conclusion

Bien archiver ses traductions, c’est protéger son activité, rassurer ses clients et se conformer aux exigences professionnelles et réglementaires. En mettant en place une méthode simple, documentée et sécurisée, vous transformez une contrainte administrative en véritable atout qualité. Un archivage bien pensé aujourd’hui peut vous faire gagner un temps précieux — et éviter bien des difficultés — demain.

Pour approfondir les notions liées à la conformité et à la sélection de partenaires en traduction, vous pouvez aussi consulter des ressources complémentaires comme celles mentionnées ci-dessous.

Pour aller plus loin, voici quelques lectures recommandées :

• Documents nécessitant une traduction assermentée en France et à l’étranger : guide 2025 (liste complète)
• Normes pour les traducteurs assermentés en Europe : panorama, pratiques et perspectives d’harmonisation
• Traduction certifiée vs traduction assermentée : reportage pédagogique pour lever les confusions
• Comment choisir un traducteur assermenté et savoir si la signature électronique suffit ? (Guide complet pour les clients)