Traductions assermentées et signature électronique : la LegalTech au service des professions juridiques, notaires, avocats...

Dans un contexte de digitalisation accélérée des professions juridiques, les études notariales et les cabinets d’avocats recherchent des solutions fiables pour la traduction certifiée et la rapidité, tout en conservant une solidité juridique. La combinaison d’une signature électronique conforme aux cadres européens offre une voie moderne pour répondre à ces exigences sans remettre en cause les garanties essentielles de l’acte juridique. Cet article propose une lecture claire et juridique des mécanismes en jeu, des bénéfices opérationnels et des limites à connaître lorsque l’on déploie une solution comme Swantrad associée à une signature électronique via Yousign.

Avantages pour les notaires et avocats

1. Gain de temps et simplification du processus

Le recours à une plateforme de traduction assermentée qui intègre la signature électronique permet de raccourcir considérablement les délais. Le traducteur assermenté réalise la traduction, puis la signe électroniquement et la met à disposition du cabinet en format numérique, sans impression ni expédition par courrier. L’avantage est une réduction des échanges papier et des délais postaux, avec une traçabilité claire de chaque étape.

Exemple : un notaire peut recevoir la traduction signée d’un acte étranger en 24 à 48 heures, contre plusieurs jours habituellement lorsque l’on dépend du courrier postal.

2. Sécurité juridique et valeur probante

Les signatures électroniques réalisées via des prestataires reconnus et conformes au cadre européen eIDAS bénéficient d’une forte valeur probante. Une signature électronique qualifiée, utilisée dans le cadre d’une traduction assermentée, assure l’identification du signataire, garantit l’intégrité du document et assure sa traçabilité tout au long de son cycle de vie numérique.

La traduction assermentée signée électroniquement peut remplacer avantageusement une version papier tamponnée, tout en conservant la même validité juridique, sous réserve du respect des règles applicables dans chaque pays.

3. Traducteurs fiables, vérifiés et modernisés

Sur Swantrad, seuls des traducteurs assermentés et vérifiés sont référencés. Ils ont été formés à l’utilisation des outils de signature électronique et à la dématérialisation de leurs délivrables. Cela garantit un niveau de fiabilité et de professionnalisme élevé, avec la possibilité pour les notaires et avocats de choisir le traducteur selon la langue, la spécialité juridique et la localisation géographique, tout en bénéficiant d’un échange centralisé et traçable.

4. Modernisation et efficacité

Le recours à une solution dématérialisée s’inscrit dans la dynamique de modernisation du secteur juridique. Plus de papier, un suivi clair des commandes et des livrables, et une meilleure coordination entre les intervenants. Cette approche valorise l’image de l’étude comme organisation moderne et écoresponsable, tout en respectant les standards de conformité propres au secteur LegalTech.

En résumé des avantages

• Traduction certifiée 100 % numérique et délivrée rapidement
• Signature électronique certifiée et traçable via une plateforme reconnue
• Traducteurs vérifiés, formés et spécialisés
• Processus fluide et traçable facilitant la coordination interne
• Innovation et conformité grâce à l’intégration Swantrad x Yousign

Apostille et cadre intra Europe

Un point clé pour les professionnels est le cadre juridique relatif à l’apostille et à son éventuelle suppression entre certains pays de l’Union européenne. Depuis le 16 février 2019, le Règlement (UE) 2016/1191 vise à faciliter la circulation des documents publics entre États membres de l’UE et prévoit que l’apostille n’est plus nécessaire pour la majorité des documents publics échangés entre pays de l’UE. Cela concerne notamment des documents tels que l’état civil, les attestations administratives et certains actes publics.

En pratique, cela signifie que lorsqu’un document public UE est destiné à être utilisé dans un autre État membre, l’apostille n’est généralement plus requise. Cependant, certaines conditions demeurent : la traduction assermentée demeure nécessaire lorsque le document doit être compris dans une autre langue, et les documents hors UE restent soumis à d’autres règles, y compris les exigences d’apostille ou de légalisation selon les pays destinataires.

Exemple : un acte de naissance délivré en France peut être présenté en Italie, en Espagne ou en Allemagne sans apostille pour les documents publics échangés entre États membres. Toutefois, si une traduction est nécessaire, elle doit être réalisée par un traducteur assermenté reconnu par l’État destinataire.

Ce que le règlement ne supprime pas

Le cadre européen ne supprime pas automatiquement l’apostille pour tous les documents. Il ne remplace pas la certification de la traduction et certaines catégories de documents, notamment notariés ou judiciaires spécifiques, peuvent continuer à exiger des vérifications domiciliaires ou des démarches complémentaires selon les pratiques du pays destinataire. De même, l’apostille ne s’applique pas aux documents hors Union européenne et certaines formes de légalisation restent pertinentes selon les situations et les juridictions.

En résumé pratique

Voici les points essentiels à retenir pour une communication juridique précise et conforme :

• Pour les échanges intra UE : l’apostille est généralement non requise pour les documents publics, sous réserve de la traduction assermentée si nécessaire.
• Pour les documents destinés à des pays hors UE : l’apostille ou la légalisation peut être nécessaire selon la Convention applicable et le type de document.
• La traduction doit rester assurée par un traducteur assermenté lorsqu’elle est exigée pour la compréhension d’un document dans une autre langue.
• La signature électronique qualifiée, lorsqu’elle est utilisée dans le cadre d’une traduction assermentée, bénéficie d’une valeur probante élevée conforme au cadre eIDAS.

Ce que vous pouvez affirmer légalement

Vous pouvez formuler des affirmations à destination de vos clients en précisant, sans ambiguïté, le cadre pratique et légal : entre États membres de l’Union européenne, l’apostille n’est plus nécessaire pour la majorité des documents publics, conformément au Règlement (UE) 2016/1191. La traduction assermentée reste toutefois obligatoire lorsqu’un document doit être compris dans une autre langue.

Pour éviter tout risque, il est recommandé d’accompagner ce type d’assertion d’une précision adaptée au contexte du dossier et de rappeler que les cas particuliers peuvent nécessiter des vérifications complémentaires auprès des autorités compétentes ou d’un conseil juridique.

Conclusion

La combinaison traduction assermentée et signature électronique est une réponse moderne et robuste aux besoins des professions juridiques en matière de dématérialisation et de sécurité. En s’appuyant sur des standards reconnus tels que eIDAS et sur des solutions pratiques comme Swantrad et Yousign, les notaires et avocats peuvent gagner en efficacité tout en préservant l’intégrité juridique des actes et des documents. Cette approche, correctement cadrée et documentée, contribue à la fois à une meilleure gestion des dossiers et à une image professionnelle moderne et conforme aux exigences de la LegalTech.

Pour aller plus loin

• La signature électronique qualifiée et les traductions assermentées : ce que dit la loi et la pratique
• Comprendre la signature électronique : fonctionnement, types et signature qualifiée
• La norme eIDAS : Un futur incontournable pour les documents numériques en Europe
• Traduction assermentée et sécurité documentaire : failles, enjeux et réformes face à eIDAS
• Tampon falsifiable, email piratable - pourquoi seule la signature électronique protège ?

Sources officielles : 

🏛️ Sites officiels des notaires et des autorités françaises

1. Notaires.fr – Apostille et Légalisation
   Cette page explique les différences entre apostille et légalisation, précisant que la légalisation est requise pour les pays non signataires de la Convention de La Haye, tandis que l’apostille est une procédure simplifiée pour les pays signataires. (Notaires de France)
2. Service-Public.fr – Légalisation ou apostille d'un acte public établi par une autorité française
   Ce site détaille les démarches pour faire apostiller ou légaliser un document public français destiné à être utilisé à l'étranger, en précisant les autorités compétentes et les procédures à suivre. (Service Public)
3. Service-Public.fr – Légalisation de signature sur un document établi sous signature privée
   Cette page décrit la procédure de légalisation de signature, qui consiste à authentifier la signature d'une personne sur un document sous seing privé, en précisant les autorités compétentes et les conditions requises. (Service Public)
4. Notaires.fr – Apostille : elle est désormais délivrée par les notaires
   Cette actualité informe que, depuis le 1er mai 2025, les notaires sont habilités à délivrer des apostilles sur les documents publics français destinés à être utilisés à l'étranger. (Service Public)
5. Notaires.fr – Centre de Légalisation et de l'Apostille de Paris (CLAP)
   Cette page présente le CLAP, un service dédié à la délivrance des apostilles sur les documents publics français, rendant la procédure plus accessible pour les usagers. (Chambre de Paris)

📄 Documents et démarches spécifiques

• Copie certifiée conforme d'un document délivré par une administration française
  Ce guide explique les règles concernant la copie certifiée conforme, précisant dans quels cas une copie certifiée conforme est nécessaire et comment l'obtenir. (Service Public)
• Apostiller un acte certifié conforme par une mairie
  Cette page détaille les démarches pour faire apostiller un acte papier certifié conforme par une mairie, en précisant les étapes à suivre et les documents requis. (Notaires de France)